Dạng 3. Email và Fax (Emails and Faxes)
Email là phương tiện thông dụng nhất trong việc giao thương hiện đại. Bởi vì Email có thể gửi và nhận nhanh hơn rất nhiều so với thư từ nên chúng được sử dụng rất rộng rãi giữa các công ty hay trong một công ty. Hình thức của một Email là tương tự với hình thức của một bức thư, tuy nhiên nó có đơn giản hơn một chút.
1. Cấu trúc và hình thức của một Email.
Nói chung, một bức Email được viết với hình thức tương tự của một bức thư. Một Email bao gồm 3 phần: Thông tin đầu (Header Information), nội dung nhắn (Message Text) và chữ ký (Signature).
- Thông tin đầu (Header Information)
- To: Địa chỉ Email của người nhận
- Cc: Địa chỉ Email của người nhận thứ 2
- Subject: Chủ đề của bức Email
- Nội dung nhắn (Message Text)
- Nội dung của Email
- Chữ ký (Signature)
- Tên của người gửi
- Số điện thoại của người gửi trong trường hợp khẩn cấp
2. Các dạng câu hỏi.
Các dạng câu hỏi liên quan tới Email có thể chia ra làm 3 loại:
a. Câu hỏi về mục đích của Email.
Phải nói lại rằng các đáp án của những câu hỏi loại này có thể tìm ra ở phần đầu tiên của Email. Chủ đề của Email thường là nội dung sau chữ 'Subject'. Mục đích của Email có thể tìm ra ở những dòng đầu tiên của phần nội dung nhắn (Message Text)
b. Câu hỏi về thông tin chi tiết của Email.
Đáp án của những câu hỏi dạng này có thể tìm ra ở phần nội dung nhắn
c. Câu hỏi về người gửi và người nhận.
Đáp án của những câu hỏi dạng này có thể tìm ra ở phần 'thông tin đầu' (Header Information) và 'chữ ký' (Signature)
d. Câu hỏi mẫu.
- What is the main purpose of this Email?
- What are people told to do if they receive this Email?
- Why must employees go to the conference room?
- Who wrote this Email?
Warm – ups: Questions 1-3 refer to the following Email
To: Mr. Frank Allen From: Shannon Reed Subject: Your recent order
Dear Mr. Allen
This letter is in regard to your most recent order. Unfortunately, our computer system suffered a massive failure two days ago on Tuesday, and all of our computer records have been lost. Your order was one that, unfortunately, has been deleted from our permanent records.
I would therefore like to request that you place your order again. I know that this must be a waste of time for you to have to resend your order, but I hope that you can understand our situation. As a courtesy to you and in light of the fact that your order will necessarily be delayed by a couple of days, we will send your order by express mail at no extra cost
I would also like to inform you that, in an effort to ensure that something like this does not happen again, we have replaced our computer server with a company that we are confident will be more reliable than our previous one. They are currently in the process of trying to recover our lost records, but we are not sure when, if ever, our records will be 100% complete.
I look forward to receiving your order. It will be processed immediately and mailed to you within twenty-four hours of its reception.
Sincerely, Shannon Reed
United Office Supplies
1. What happened at United Office Supplies on Tuesday?
- A. It changed computer servers.
- B. Frank Allen ordered something from the company.
- C. Shannon Reed sent an email to Frank Allen.
- D. The company’s computer system crashed.
2. What does Shannon Reed ask Frank Allen to do?
- A. Process her order immediately.
- B. Make the same order again.
- C. Replace his computer server.
- D. Delete his computer records.
3. How will United Office Supplies compensate Frank Allen?
- A. They will not charge him for his order.
- B. The will process his order faster than usual.
- C. They will not charge him for shipping.
- D. They will refund all the money that he lost.